Cela va bientôt faire un an que les nouvelles recrues, dirigeants comme jeunes débutants, intègrent leurs nouvelles organisations en mode « distanciel », et vues les récentes mesures pour 16 départements, il y a de grandes chances que cela continue !
L’onboarding sert à embarquer le nouveau collaborateur à s’intégrer dans une culture organisationnelle. Cette intégration est cruciale pour la réussite du nouvel entrant, qui est l’aboutissement du processus de recrutement. Combien d’échecs à cause d’un accueil raté ! Cela représente déjà en période « normale » un défi, alors en période de crise sanitaire, imaginez la difficulté à garantir une intégration fluide et réussie !

Nous voyons bien au travers de témoignages de professionnels qui viennent de prendre leurs fonctions que le sujet est sensible. Quelques semaines après sa prise de poste en télétravail, l’un d’eux évoque « une difficulté à trouver ma place dans l’équipe, à savoir où je suis attendu, alors que chacun est déjà bien occupé par ses missions », quand l’une souligne « la complexité à aller chercher de l’information sans pouvoir se déplacer de bureau en bureau et une gêne pour contacter directement mes nouveaux collègues si ce n’est pas urgent ».

On se doit en premier lieu d’éviter l’isolement du nouveau collaborateur, après avoir tant vanté durant le processus de recrutement les atouts, voire les « atours » de votre organisation et votre équipe. Les recruteurs sont, je pense, sensibilisés à cela, en tout cas chez Yourvoice nous le sommes. Nous maintenons le lien avec nos candidats recrutés tout au long de la première année d’intégration. Mais ce n’est pas partout gagné : selon une étude de People Onboard de 2019, plus de 65 % des entreprises n’auraient toujours pas créé de processus d’intégration et seulement 46% des cadres estiment avoir eu un véritable parcours d’intégration, selon une étude de Cadremploi de 2019. D’ailleurs, 1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration et a fortiori chez les 15-24 ans, chez qui 46% des CDI durent moins d’un an (DARES, 2015).

Depuis un an, la situation de distanciation sociale amplifie ces risques, notamment chez les entreprises qui n’étaient pas suffisamment préparées, par manque de moyens ou par manque d’attention. On peut légitimement penser que le contexte que nous traversons va amener les managers et RH à prendre la chose au sérieux, et à favoriser un usage intelligent et habile des outils numériques.

Quelques pistes et bonnes pratiques
En présentiel, communiquer en amont une arrivée sur la date, le poste et le périmètre de responsabilités permet déjà d’éviter des incompréhensions au sein d’un collectif. Aujourd’hui, et cela reste possible, un pré-accueil physique réunissant le futur collaborateur et les membres de l’équipe dans la convivialité lui permettra de se projeter, et des contacts réguliers avant l’arrivée de l’alimenter en informations avant la prise de fonctions. La communication doit être renforcée lorsque l’on collabore à distance, pour présenter les rôles de chacun mais aussi encourager l’assimilation à la culture de l’entreprise, voire la découverte du métier.

Actuellement, on observe avec attention l’émergence de bonnes pratiques telles que la mise en place d’un « welcome pack » systématique (pouvant contenir une présentation de l’organisation, des équipes et du rôle de chacun mais aussi des précisions administratives et sur l’usage des outils internes, le calendrier des réunions …), de calls de fin de journée, mais certains vont encore plus loin avec la livraison de colis à domicile comprenant des accessoires préconisés dans le cadre du télétravail, comme un réhausseur d’ordinateur, et dans lesquels peuvent aussi être glissés des messages personnalisés des membres de l’équipe.
On peut même imaginer aller plus loin en instaurant des rituels informels afin de créer du lien entre les professionnels, en organisant des cafés virtuels quotidiens ou hebdomadaires, ou même des e-apéros en fin de semaine. Ces techniques, testées et approuvées en interne au sein du cabinet, permettent de favoriser des échanges conviviaux, même à distance !

Autre proposition concrète, selon une étude de HBR de 2019, la mise en œuvre d’un système de parrainage dans le processus d’intégration est un critère de satisfaction souligné par 23% des nouveaux arrivants. En effet, il est plus facile d’appréhender un nouvel environnement accompagné d’une personne référente, qui sera un coach, un mentor, mais également un interlocuteur direct en cas de difficultés.

Un cadre recruté au début de l’année nous explique que si son organisation a mis en place une organisation de travail contraignante, « avec beaucoup d’appels dans la semaine avec mon manager, des déjeuners visio le midi, cela est nécessaire quand on est à 100% en télétravail. J’ai également bénéficié d’un système de tutorat qu’ils ont mis en place à mon arrivée, je me suis senti accompagné et cela m’a permis de nouer rapidement des contacts avec mes collègues. »

La clé de la réussite de l’intégration, a fortiori à distance, étant d’assurer un suivi sur plusieurs mois. Il peut être opportun de réaliser une enquête de satisfaction auprès des nouveaux collaborateurs, ou de leur demander un rapport d’étonnement permettant d’appréhender leur état d’esprit. Ils pourraient faire remonter des remarques pertinentes et identifier des pistes de réflexion qui permettraient d’améliorer le processus RH.
Enfin, un conseil pour les nouveaux arrivants en télétravail, il est important d’aller à la « rencontre » des membres de son organisation pour récolter de l’information, mais aussi d’oser appeler directement en cas de besoin. Si cette année a généré un afflux conséquent d’échanges par mails, ce mode de communication reste impersonnel, voire froid, notamment en raison du manque d’attention portée à la forme des messages. Il est primordial pour tout le monde de continuer à privilégier le contact humain et de décrocher le téléphone !

Alice David